Cosa s’intende per dinamica di un evento
Con dinamica di un evento (aziendale o privato che sia), s’intende il flusso degli invitati e il loro coinvolgimento secondo uno schema che alterna momenti più morbidi e più strutturati. Quando si organizza un evento di lunga durata, non si può lasciare al caso! Il rischio è ritrovarsi a vivere una giornata sfilacciata e sconclusionata, che lascerà gli stessi invitati poco soddisfatti.
I due strumenti per guidare la dinamica di un evento
Organizzato l’evento secondo una struttura ben precisa, scandita da momenti clou e cambi di scena e di atmosfera, dobbiamo occuparci delle transizioni. La chiave per far sì che le transizioni tra un momento e l’altro siano morbide e armoniche, è affidarsi a due strumenti: food&beverage e musica. Sono questi due elementi, infatti, a calamitare l’attenzione degli invitati e a “guidarli” all’interno della scenografia predisposta.
Coordinamento della dinamica dell’evento
Perché tutto sia organizzato a puntino e i cambi di scena procedano come da programma, deve esserci un regista. Questa figura è l’event designer & coordinator (interno all’azienda o esterno e ingaggiato ad hoc) o il wedding designer, a seconda dei casi. Una figura che vi aiuterà a strutturare l’evento in maniera armonica e in base alle vostre esigenze. Inoltre, potrà seguire tutti i fornitori in loco il giorno stesso per far sì che tutto fili liscio. Per la nostra esperienza, un professionista indispensabile!
Food&Beverage
Drinks e cibo sono una delle attrattive più grandi per gli invitati. Di certo il primo elemento che attirerà l’attenzione dal momento del welcome. I cambi di scena e l’attivazione del movimento degli ospiti da uno spazio a un altro vedono nel catering un attore fondamentale. Come è possibile attivare e “spostare” gli invitati da una scena (o da uno spazio) a un’altra? Gli espedienti sono diversi: welcome drink, aperitivo a buffet o servito, pasto seduti, brindisi o taglio torta, buffet dei dolci. Gli invitati saranno naturalmente attirati verso le varie postazioni e portati a essere più dinamici o più statici a seconda dalla tipologia di allestimento scelta. Una volta “esaurito” l’interesse immediato per cibo e bevande, potranno apprezzare tutti gli altri elementi della scenografia. Elementi che, nel loro complesso, formeranno un microcosmo costruito per farli sentire accolti e abbracciati.
Musica
Dovete immaginare l’attenzione degli ospiti come un’onda, in cui si alternano momenti di picco e di calo di interesse (e propensione al movimento). Si possono dosare e “guidare” queste onde attraverso la proposta di cibo, bevande e, naturalmente, musica. Quest’ultima non va sottovalutata se vorrete intrattenere e accompagnare gli invitati nel corso della giornata. La musica, infatti, è in grado di creare da subito un’atmosfera accogliente. Curando attentamente la scaletta dei brani, poi, è possibile dare un sapore completamente diverso ai vari momenti dell’evento. Ogni scena ha le sue caratteristiche specifiche e la colonna sonora può valorizzarle al meglio. I momenti di picco d’interesse, come un taglio torta o un ingresso sposi a un matrimonio, poi, vanno musicati nel modo più corretto per suscitare una reazione di entusiasmo ed emozione.
Annunci? No, grazie!
Con fornitori capaci e di esperienza al food&beverage e alla musica, potrete evitare di fare annunci poco eleganti al microfono per dire quel che accadrà di lì a poco nella scaletta dell’evento. Il graduale esaurirsi di un buffet, un brano dalla dinamica più sostenuta, sono tanti i modi per far capire immediatamente che qualcosa sta cambiando e si avvicina un cambio di scena. Lasciamo gli annunci ai supermercati!
Uno spunto in più
La colonna sonora di un evento, anche se soffusa e di sottofondo, non va sottovalutata. Anche se rimane in background, il nostro cervello assorbe tutti gli input di un ambiente indipendentemente dal fatto che ce ne rendiamo conto o meno. Proprio per questo motivo, è sconsigliabile prevedere musica scelta in maniera casuale o non perfettamente allineata con l’idea che guida l’allestimento. Magari gli ospiti non sapranno dire esattamente perché, ma nel complesso percepiranno una nota stonata e questo lascerà in loro un ricordo in qualche modo sgradevole.
Per approfondire
Per tutti gli altri motivi che rendono la musica un elemento fondamentale per il tuo evento, leggi qui. Vorresti saperne di più sulla personalizzazione della scaletta? Ti consiglio quest’altro articolo. Se, invece, vuoi saperne di più sul concetto di “leggere l’aria” e sul perché è un superpotere indispensabile per chi suona dal vivo, puoi andare a leggere qui.
Per avere informazioni più specifiche o sapere come possiamo aiutarti con la colonna sonora del tuo evento, puoi contattarci direttamente a info@sweetandsourduo.com
